بر اساس ماده ۱۲۸۴ قانون مدنی سند رسمی عبارت است از اشخاص جامعه بتوانند در زمان دعوا و یا دفاع از دعوا به عنوان دلیل از آن سند رسمی استفاده کنند. به همین جهت نوشتهای را میتوان به عنوان سند استفاده کرد که بتوان از نظر قانونی به آن استناد کرد. به همین سبب میتوان سند را یکی از مهمترین دلایل ثبات کردن دعوا به شمار آورد.
در صورتی که تمامی شرایط دادگاه را دارا باشد، میتواند دادگاه به آن ترتیب اثر دهد و بر اساس آن رای صادر کند. در صورتی که سند رسمی مورد تایید دادگاه باشد و تمامی شرایطی را که قانون و دادگاه جهت قانونی بودن سند رسمی به آن بها داده است، میتواند از آن استفاده کند. برای دریافت سند رسمی میبایست اول به دفترخانه مراجعه کرد. سردفتر بعد از آنکه هویت شما را احراز کرد؛ شناسنامه و مدارک ارائه شده را مطالعه میکند و بعد از آن که هویت شما تایید شد، وظیفه سردفتر آن است که هویت و طرف معامله را محرز کند. اگر که شما به عنوان یکی از طرفهای معامله به دیگری وکالت داده باشید، سند در دفترخانه امضا میشود.
دفترخانه باید وکالت نامه را مطالعه کند و صلاحیت و اعتبار آن را بررسی کند و اختیارات وکیل و اطمینان حاصل کند. اگر سردفتر در هویت اشخاص حقیقی که وکالتنامه در دست دارند، شک داشته باشد؛ میبایست اولاً دو نفر شخص معروف و مورد اعتماد حضوری هویت آنها را شناسایی کنند و مسئول دفتر حمایت این مسئله را ثبت کند و شاهدان امضا کند و این نکته را در سند قید کند. اگر این اشخاص نباشند، مثلاً شاهد غیر کودک باشد یا کور و کر یا ذینفع معامله نباشد و یا حتی خدمه طرفین معامله نباشد، سردفتر نمیتواند سند را ثبت کند.
اشخاص حقوقی که در سردفتر حضور پیدا میکند، سردفتر وظایفی در قبال آنها دارد. اول آنکه آخرین مدیران و دارندگان حق امضا کسانی که از طرف شرکت حق امضای سند رسمی را دارا باشد، اداره ثبت استعلام میکند و در صورتی که اساسنامه و روزنامه رسمی شرکت را مطالعه کرد، سند رسمی را به نفع آنها تنظیم و ثبت میکند.
آنچه در مورد اشخاص حقوقی، شخص حقوقی به معنای آن است که گروهی از افراد که منفعتی از منافع عمومی که قوانین موضوع در مورد حکم شخص طبیعی گفته شده باشد؛ موضوع حقوق و تکالیف قرار دارد. از جمله شرکتهای تجاری و انجمن دولت و شهرداری و اداری تسلیت تشکیلات دولتی بر اساس ماده ۵۸۷ به محض آنکه ایجاد و بدون احتیاج به ثبت شخصیت حقوقی باشد؛ در ماده ۵۸۸ بیان کرده که شخص حقوقی حقوق و تکالیفی به عهده دارد که قانون به این افراد ارزش قائل شده مگر وظایفی که بهت فقط انسان میتواند آن را انجام دهد. از جمله حقوق و وظایف والدین و خویشاوندانی که نسبت خونی و نزدیک با طرف دارد.
در روند رسیدگی به سند رسمی ممکن است یک سری مسائلی اتفاق بیفتد که فقط کسی میتواند آن را حل کند که در این زمینه تحصیل کرده باشد و یا پروندههای این چنینی را بررسی و حل کرده باشد و به همین سبب در روند رسیدگی به اسناد شما نیازمند به یک وکیل با تجربه میباشید.
سردفتر رسمی قبل از آنکه معاملات اشخاص حقوقی را تنظیم و ثبت کند؛ شخصیت این اشخاص را باید از نظر هویت بررسی کند. تاسیس شرکت هایی که در قانون تجارت مطرح شده، در روزنامه رسمی آگهی میشود و این شرکتها وظیفه دارند که آگهی روزنامه رسمی اساسنامه شرکت و شراکت نامه از طرف ثبت شرکتها به دفتر اسناد رسمی مربوط میشود را ارائه کنند.
در صورتی که می‌خواهد انتقال سهم شرکت و واگذاری را به دفتر اسناد رسمی ارائه کند، وضعیت شرکت را از اداره ثبت استعلام میکند و بر حسب دستور ماده ۶۱ تنظیم و ثبت معامله اشخاص به عنوان شرکت و یا نمایندگی شرکت که قبل از احراز شخصیت حقوقی آنها ممنوع میباشد. در صورتی که سردفتر توانایی بستن قرارداد دو طرف را از قانون و اهلیت آن بررسی میشود، با همان سن قانونی در شناسنامه قابل تشخیص میباشد؛ چنانچه یکی از طرفین سند و یا عقد ایراک قراردادی بر آن بسته شده مالک میباشد و این مالکیت باید توسط سردفتر محرز شود، چنانچه مال غیر منقول بخواهد منتقل شود؛ سردفتر باید اول مالکیت فروشنده را از اداره ثبت اسناد و املاک مسکن دوم آن که کسی که قرار است سند به نام او خورده شود، هویت آن احراز شود.
چنانچه مامورین رسمی به تنظیم سند اقدام کنند باید صلاحیت این کار را داشته باشند؛ سردفتر اسناد رسمی صلاحیت ثبت رسمی اسناد ازدواج و طلاق را ندارد یا سردفترهایی که در اصفهان هستند، نمیتوانند فعالیتهایی را که در آن انتقال داده شده را اقدام به تنظیم آن کند. چون این قوانین و اقدامات مامور رسمی فقط در محل مأموریت آن مورد انجام میباشد و در تنظیم سند تشریفات قانونی مربوطه با آن باید رعایت تشریفات قانونی به دو دسته تقسیم میشود.
اول آنکه به اندازه اهمیت دارد که اگر رعایت نشود، نمیتوان نوشته را سند نامید و دوم آن که اگر سند تنظیم شده توسط مامورین رسمی در حدود صلاحیت نباشد و یا اینکه تشریفات و مقررات قانونی در تنظیم این سند رعایت نشود نمیتوان سند تنظیم شده را رسمی بداند. بلکه این سند عادی میباشد البته به شرطی که امضای طرفین در آن مندرج شده باشد.
چنانچه در فعالیتهای سطح اسناد رسمی دچار مشکل شدید میتوانید با وکلای سایت ما مشورت کنید و از تجربیات آنها در این زمینه استفاده کنید. سایت حقوقی ما با در دست داشتن بهترین وکلای اسناد رسمی میتواند به شما در این زمینه راهنمایی و مشورتهای مفیدی ارائه دهند.
برای کسب اطلاعات بیشتر در این زمینه میتوانید از وکلای مجموعه تهران وکیل کمک بگیرید. وکلای مجموعه تهران وکیل آماده‌ی خدمت رسانی به شما مشتریان عزیز می‌باشند. جلب رضایت شما مشتریان گرامی، هدف وکلای صاحب تجربه این مجموعه است؛ پس با اطمینان خاطر پروندههای خود را در این زمینه به وکلای تهران وکیل بسپارید و با شماره‌های موجود در سایت تماس بگیرید.